Wie viel ging jährlich an einen Lieferanten? Rückzahlungen trennen

„Wie viel haben wir diesem Lieferanten bezahlt?“ kann Bruttozahlungen, Zahlungen nach Erstattungen oder ausgeglichene Rechnungen meinen. Legen Sie die Messgröße zuerst fest. Offene Rechnungen sind kein gezahltes Geld; eine Lieferantenaufstellung ist keine Bankzahlungsliste.

Die Antwort aus drei getrennten Registern bilden

1. Bewahren Sie eindeutige Bankereignisse mit belegtem Lieferanten, Buchungsdatum, Währung, Richtung und Betrag auf. Legen Sie die Kalenderjahresgrenze für die Zahlungsbewegungen fest; unbekannte Lieferanten und andere Währungen bleiben außerhalb des bestätigten EUR-Ergebnisses.
2. Führen Sie Rechnungs-/Erstattungszuordnungen in einer separaten Beziehungstabelle. Summieren Sie Zahlungen vor dem Verknüpfen auf Bankereignisebene; mehrere Zuordnungen dürfen den Ereignisbetrag nicht wiederholen.
3. Weisen Sie Bruttozahlungen, eingegangene Erstattungen und Nettozahlung separat aus. Erhalten Sie das tatsächliche Erstattungsdatum, auch wenn Rechnung/Projekt zu einem anderen Jahr gehören.
4. Verfolgen Sie eine Teilerstattungsvereinbarung separat von den eingegangenen Ereignissen. Vereinbarung minus beobachtete Eingänge ergibt einen unbeobachteten Rest und nicht automatisch eine rechtlich überfällige Forderung.
5. Vergleichen Sie Verbindlichkeitenbuchhaltung und Lieferantenauszug zum selben Stichtag mit eigenen Anfangssalden. Erklären Sie Differenzen nur durch bezeichnete Rechnungen, Gutschriften oder anerkannte Zahlungsevidenz; unbelegte Differenzen bleiben offen.

Offizieller Ablauf.

SUMIFS, in deutschem Excel SUMMEWENNS, summiert bereits zugeordnete Zeilen nach mehreren Kriterien. Die Funktion beweist weder Lieferantenidentität noch Erstattungsbezug. Zeilen mit ungeklärter Identität gehören separat ausgewiesen, nicht in die bestätigte Summe. Vermischen Sie Währungen nicht ohne belegte Umrechnungsmethode.

Filter für das bestätigte EUR-Zahlungsjahr

Verwenden Sie für beide Summen denselben belegten Lieferanten, dieselbe Währung und dieselben Buchungsdatumsgrenzen; ändern Sie nur direction von paid zu refund. Die ausgeführte Prüfung liest die fiktiven ISO-Datumszeichenfolgen dieser Dateien. Eine Excel-Entsprechung braucht echte Datumszellen und gleich große Bereiche; eine ausgeführte Excel-Formel wird nicht behauptet.

Was die herunterladbaren Lehrdateien zeigen

Wir haben drei Arten fiktiver Tabellen eingelesen: eindeutige Bankereignisse, Zuordnungsbeziehungen und eine Verbindlichkeiten-/Lieferantenbrücke zum selben Stichtag, ergänzt um separate Teilerstattungseingänge. Die belegten S1-EUR-Ereignisse 2026 ergeben brutto 160, Erstattungen 30 und netto 130. U1 mit unbekanntem Lieferanten 20 EUR und G1 mit 50 GBP werden ausgeschlossen und separat ausgewiesen. B1=100 mit Zuordnungen 60+40 wird zu200, wenn nach dem Join der volle Bankbetrag wiederholt wird; es bleibt ein einziges 100-Ereignis. Bei der separaten Erstattungsvereinbarung 40 lassen R2=10 und R3=20 einen unbeobachteten Rest 10. In der Stichtagsbrücke sind AP40 gegenüber Lieferant 60 nur deshalb erklärt, weil das Szenario die beim Lieferanten fehlende Gutschrift C2=20 ausdrücklich vorgibt.

Fiktive CSV: tp-170-allocations · Fiktive CSV: tp-170-bank-events · Fiktive CSV: tp-170-same-cutoff-bridge · Fiktive CSV: tp-170-separate-refund-observations

Ausgeführte Arbeitsblattergebnisse. Diese lokalen Prüfungen lesen nur konstruierte Dateien. Sie testen keine Herstellerkonten, Bankeingänge, tatsächlichen Gebührensätze, Importe oder nativen Berichtsformate.

Drei Geldflusswerte und Verbindlichkeiten unterscheiden

Bei einer Teilerstattung bleiben ihr eigenes Ereignis und ungeklärte Restbeträge erhalten. Ein Rückfluss schließt nicht automatisch die Originalrechnung. Kommt er im Folgejahr oder betrifft ein früheres Projekt, bewahren Sie Projektbezug und tatsächlichen Banktag. Eine Verschiebung in den ursprünglichen Geldflussmonat würde die Historie ändern.

Berichte nicht gleichsetzen

Xeros Kontaktberichte unterscheiden Contact Cash Activity für Spend-/Receive-Money-Vorgänge und Supplier Bill Activity für Rechnungen, Gutschriften, Voraus- und Überzahlungen. Ersterer enthält nicht garantiert alle Lieferantenrechnungszahlungen; letzterer ist kein Jahresbankgeldfluss. Zuordnungen und die Einstellung zur Einbeziehung von Vorauszahlungen beeinflussen die Saldenauslegung.

Weicht die Lieferantenaufstellung von der Kreditorenübersicht ab, erfassen Sie zunächst Anfangsbestand und Stichtag beider Quellen. Fehlende Rechnungen/Gutschriften, Zahlungszeitpunkt und Zuordnungsbelege sind eigene Unterschiede. Eine noch nicht berücksichtigte Bankzahlung berechtigt nicht zur Löschung einer Rechnung. Nicht belegte Differenzen bleiben offen. Das Arbeitsblatt ordnet Nachweise, entscheidet aber nicht über Aufwand, Steuern oder Aufrechnungsrechte.

Teilerstattungen und Lieferantenaufstellung

Eine weitere erfundene Erstattungsvereinbarung beträgt 40 EUR. Empfangsereignisse R2=10 EUR und R3=20 EUR ergeben 30 EUR; für 10 EUR fehlt ein Empfangsnachweis. Das ist Vereinbarung minus Beobachtungen, keine rechtliche Aussage über Überfälligkeit. Beide Ereignis-IDs bleiben erhalten; eine zweite Beobachtung von R2 addiert keine weiteren 10.

Bei einer separaten Prüfung zum ausdrücklich gleichen Stichtag beginnen beide Quellen mit 100 EUR:

Die Beziehung ist vorgegeben, nicht aus Betragsgleichheit abgeleitet. Fehlt der tatsächliche Beleg für C2 oder sind die Stichtage verschieden, bleiben 20 ungeklärt. Erzeugen Sie keine Gutschrift und ändern Sie keinen Lieferantensaldo nur zum Ausgleich.

Für eine Bankquelle nur als PDF: LocalExtract herunterladen. Es verarbeitet jeweils ein PDF lokal zu CSV mit date,description,amount; prüfen Sie die extrahierten Zeilen am ausgestellten Auszug.

Weiterführende Anleitung: Power Query: Bankumsätze gruppieren und Quellzeilen behalten.

Dokumentation für die ergänzte Aufgabe am 17. Oktober 2026 geprüft.