Reçu, carte et note de frais : est-ce le même achat ?

Image du reçu, transaction carte, demande de frais et remboursement peuvent décrire un seul achat à plusieurs étapes. Ne les additionnez pas comme quatre dépenses et ne supprimez rien sur la seule image commune. Séparez les conditions de doublons de Classic Expensify du rapprochement des remboursements de New Expensify.

Identifier l’achat avant de conclure à un doublon

Une identité d’achat relie reçu, mouvement carte concerné et demande. Le remboursement décrit l’argent rendu au demandeur, pas un deuxième achat. Le lien nécessite des preuves ; mêmes montants ou images ne le fournissent pas seuls.

1. Gardez séparément identifiants de reçu, événement carte, dépense/rapport et remboursement. Notez relation d’achat étayée, devises et dates avant de comparer les montants.
2. Pour Classic SmartScan, respectez les conditions documentées de montant/date/devise et paire unique. Gardez intervalle de comptabilisation carte et identité de compte ; ce ne sont pas des règles universelles de doublons.
3. Examinez état du rapport Classic et rôle avant toute modification proposée. Une ventilation légitime peut conserver la même image sur plusieurs dépenses. Cette revue ne nécessite ni fusion ni suppression.
4. Dans New Expensify, un Workspace Admin autorisé, avec Payments activé et compte professionnel vérifié, peut ouvrir Spend → Accounting → Bank reconciliation, choisir Withdrawal type: Reimbursement, la plage de retrait puis développer la ligne de paiement pour ses dépenses.
5. Pour conserver cette vue New, sélectionnez d’abord les remboursements, puis Export dans l’action de sélection. Si les options d’export figurent déjà sous l’en-tête Export, sautez cette sélection. Choisissez ensuite Current view. Gardez colonnes, devises et identité du rapport sans leur substituer une description d’export Classic.
6. Comparez le retrait documenté à une preuve bancaire indépendante. Une marque manuelle de remboursement ou un état plateforme ne prouvent seuls ni réception par le salarié ni règlement bancaire.

L’aide Classic sur les doublons décrit les conditions de fusion automatique ; modifier les dépenses explique rôle/état et ventilation. Le rapprochement New est un parcours produit distinct.

Préserver une ventilation légitime et une réception inconnue

Le cas fictif donne un achat P1 et une observation carte C1 de 100 EUR. E1=60 et E2=40 ventilent explicitement cet achat et partagent IMG1. Leur somme vaut 100 ; cela ne prouve pas deux achats de 100. Le rapport R1 distinct est marqué remboursé pour 100, sans réception bancaire du salarié fournie.

Additionner carte 100, demandes 100 et rapport 100 donne 300 d’enregistrements décrivant des étapes différentes. Cela ne prouve pas 300 d’achats ou de recettes. À l’inverse, supprimer une demande parce que IMG1 se répète perdrait une partie de la ventilation légitime stipulée.

Dans l’exemple New distinct, le rapport domestique D1 affiche Total 50 EUR et des cellules conditionnelles Amount debited/Amount reimbursed vides. Une ligne transfrontalière existe aussi. Ces blancs ne signifient pas que D1 vaut zéro ; utilisez Total et conservez chaque devise des mesures transfrontalières remplies.

Consultez les pièces achat/remboursement fictives, lignes conditionnelles et les contrôles exécutés. Nous lisons des colonnes pédagogiques définies par l’auteur et vérifions sommes et blancs limités. Aucun SmartScan, fractionnement/fusion, export de workspace ou remboursement réel n’est exécuté.

Distinguer conditions du fournisseur et conclusion

Classic documente une fenêtre de sept jours pour la comptabilisation carte, une seule paire et l’absence de fusion automatique au-delà de cinq pour cent d’écart FX. Il exclut aussi carte-carte et comptes différents. Ce sont des conditions produit, pas un test de fraude, d’éligibilité ou d’identité de deux achats réels.

Dans la vue New documentée, une ligne de paiement concerne un rapport. Les colonnes transfrontalières apparaissent si les résultats sélectionnés comprennent de tels remboursements ; les lignes domestiques d’une liste mixte y restent vides et utilisent Total. Ne promettez ni plusieurs rapports par paiement ni ces colonnes dans toute vue.

Les instructions Classic de remboursement distinguent aussi marquage manuel et paiement sous-jacent. Gardez preuve bancaire et identité non résolue ; ne déclenchez pas un second paiement pour faire correspondre un rapport.

Pour des lignes de fichiers source répétées, utilisez le guide des doublons CSV bancaires. Si la banque ne fournit qu’un PDF, téléchargez LocalExtract pour extraire un PDF localement en CSV date,description,amount, puis contrôlez-le. L’app ne se connecte pas à Expensify, ne décide pas des remboursements et ne fusionne pas les demandes.

Documentation officielle vérifiée le 17 octobre 2026. Classic et New restent des parcours distincts.