Beleg, Karte und Spesenantrag: gehört alles zum selben Kauf?

Belegbild, Kartentransaktion, Spesenantrag und Erstattung können denselben Kauf auf verschiedenen Stufen beschreiben. Addieren Sie sie nicht als vier Ausgaben und löschen Sie nichts allein wegen desselben Bildes. Trennen Sie die Dublettenbedingungen von Classic Expensify vom Erstattungsabgleich in New Expensify.

Den Kauf vor einer Dublettenentscheidung identifizieren

Eine Kaufidentität verbindet Beleg, passende Kartenbewegung und Antrag. Eine Erstattung beschreibt die Rückzahlung an den Antragsteller, keinen zweiten Kauf. Die Beziehung braucht Nachweise; gleiche Beträge oder Bilder liefern sie nicht allein.

1. Erhalten Sie Kennungen von Beleg, Kartenereignis, Ausgabe/Bericht und Erstattung getrennt. Erfassen Sie belegten Kaufzusammenhang, Währungen und Daten vor dem Betragsvergleich.
2. Bei Classic SmartScan gelten die dokumentierten Betrags-/Datums-/Währungs- und Einzelpaarbedingungen. Bewahren Sie Kartenbuchungsintervall und Kontoidentität; nennen Sie das keine universellen Dublettenregeln.
3. Prüfen Sie Classic-Berichtsstatus und Rolle vor einer vorgeschlagenen Änderung. Eine echte Aufteilung kann dasselbe Belegbild für mehrere Ausgaben behalten. Diese Nachweisprüfung benötigt weder Zusammenführung noch Löschung.
4. In New Expensify kann ein berechtigter Workspace Admin mit aktivierten Payments und verifiziertem Geschäftskonto Spend → Accounting → Bank reconciliation öffnen, Withdrawal type: Reimbursement und Buchungszeitraum wählen und die Zahlungszeile für die Berichtsausgaben aufklappen.
5. Zum Sichern dieser New-Ansicht wählen Sie zuerst die Erstattungen aus und anschließend Export in der Auswahlaktion. Falls die Exportoptionen bereits unter der Überschrift Export stehen, überspringen Sie diesen Auswahlschritt. Wählen Sie danach Current view. Behalten Sie Spalten, Währungen und Berichtsidentität statt einer Classic-Exportbeschreibung.
6. Vergleichen Sie die dokumentierte Auszahlung mit unabhängigem Banknachweis. Manuell als erstattet markierte Vorgänge oder Plattformstatus belegen für sich weder Mitarbeiterempfang noch Bankabwicklung.

Classics Dublettenhinweise beschreiben automatische Zusammenführungsbedingungen; Ausgaben bearbeiten erklärt Rolle/Status und Aufteilung. News Erstattungsabgleich ist ein eigener Produktweg.

Eine echte Aufteilung und unbeobachtete Erstattung erhalten

Im fiktiven Fall gibt es Kauf P1 mit Kartenbeobachtung C1 über 100 EUR. E1=60 und E2=40 teilen diesen Kauf ausdrücklich auf und verwenden IMG1. Ihre Summe ist 100, kein Nachweis zweier Käufe zu je 100. Bericht R1 ist separat über 100 als erstattet markiert; ein Mitarbeiter-Bankeingang fehlt im Fall.

Karte 100, Anträge 100 und Bericht 100 zusammen ergeben 300 an Datensätzen verschiedener Stufen. Das belegt keine Käufe oder Eingänge über 300. Einen Antrag wegen des wiederholten IMG1 zu löschen würde umgekehrt einen Teil der vorgegebenen echten Aufteilung verlieren.

Im getrennten fiktiven New-Beispiel hat der inländische Bericht D1 Total 50 EUR und leere bedingte Felder Amount debited/Amount reimbursed. Daneben steht eine grenzüberschreitende Zeile. Die Lücken bedeuten keine Kosten null für D1; verwenden Sie Total und die jeweilige Währung jedes ausgefüllten grenzüberschreitenden Maßes.

Lesen Sie Kauf-/Erstattungsdatensätze, bedingte Ansichtszeilen und ausgeführte Prüfungen. Wir lesen selbst definierte Lehrspalten und prüfen endliche Summen und Lücken. SmartScan, Ausgabenteilung/-zusammenführung, Workspace-Export und reale Erstattung wurden nicht ausgeführt.

Herstellerbedingungen von der Schlussfolgerung trennen

Classic beschreibt sieben Tage Kartenbuchungsfenster, nur ein passendes Paar und keine automatische Zusammenführung bei mehr als fünf Prozent FX-Abweichung. Karten-Karten- und kontenübergreifende automatische Zusammenführungen sind ebenfalls ausgeschlossen. Das sind Produktbedingungen, keine Betrugs-, Anspruchs- oder Identitätsprüfung realer Käufe.

In News dokumentierter Ansicht betrifft eine Zahlungszeile einen Bericht. Grenzüberschreitende Betragsspalten erscheinen, wenn die Auswahl solche Erstattungen enthält; inländische Zeilen einer gemischten Liste bleiben dort leer und verwenden Total. Versprechen Sie weder mehrere Berichte pro Zahlung noch immer vorhandene bedingte Spalten.

Classics Erstattungsanleitung trennt auch manuelle Zahlungsmarkierung vom eigentlichen Zahlungsprozess. Bewahren Sie Banknachweis und offene Identität; lösen Sie keine zweite Zahlung zur Klärung einer Berichtsdifferenz aus.

Für wiederholte Quelldateizeilen gibt es den Bank-CSV-Dublettenleitfaden. Liegt die Bankquelle nur als PDF vor, laden Sie LocalExtract herunter und extrahieren ein PDF lokal in date,description,amount-CSV zur Kontrolle. Die App verbindet sich nicht mit Expensify, entscheidet keine Erstattungen und führt keine Anträge zusammen.

Offizielle Dokumentation geprüft am 17. Oktober 2026. Classic und New bleiben getrennte Abläufe.