Commande, réception, facture et banque : vérifier les quatre sources

Un paiement bancaire ne prouve ni livraison ni approbation de facture. Gardez commande, réception, facture et paiement comme quatre sources avec identifiants et unités distincts. Reliez-les par ligne de commande avant de comparer les totaux.

Contrôler les relations de lignes avant de juger un écart

1. Identifiez ligne de commande, prix unitaire et quantité commandée. Gardez politique/tolérance réelles séparées de cette feuille.
2. Recueillez indépendamment les lignes de réception et reliez-les par l’identité de ligne de commande. Paiement ou facture ne prouvent pas la quantité livrée.
3. Comparez quantité facturée à quantité reçue étayée et prix facturé à la commande concernée ; consignez chaque écart non résolu.
4. Reliez les événements bancaires réels aux factures seulement par des affectations étayées. Conservez séparément la table bancaire originale quand un paiement couvre plusieurs factures.
5. Transmettez écarts de quantité/prix et état d’affectation de trésorerie comme constats distincts. La feuille n’approuve pas l’achat, ne comptabilise pas d’écriture et ne détermine pas le traitement fiscal.

Parcours officiel.

Microsoft Dynamics décrit les règles de rapprochement à trois sources : prix facture/commande et quantités facture/réception. Configuration et tolérances influencent le résultat logiciel. Les pourcentages de son exemple ne sont pas des écarts universellement autorisés.

Cette feuille ajoute le paiement bancaire dans une méthode de revue proposée par l’auteur. Elle n’annonce pas une fonction officielle « quatre sources » dans chaque logiciel. Conservez ID de ligne de commande, réception, facture et événement bancaire ; un en-tête de facture peut couvrir plusieurs lignes.

Ce que démontrent les fichiers pédagogiques téléchargeables

La lecture du CSV fictif de ligne d’achat donne commandé 10 à 20 USD, reçu 6, facturé 8 et paiement affecté 100. L’écart de quantité est 2 unités ; la facture vaut 160 USD dont 60 non couverts par l’affectation observée. Diviser 100 par 20 ne prouve pas cinq unités reçues. Un CSV distinct répartit B2=80 USD entre I2=30 et I3=50 : sommer la colonne bancaire répétée donne 160, alors que les événements bancaires uniques et la somme des affectations donnent chacun 80. Ce sont des calculs de feuille, pas un rapprochement Dynamics exécuté ni une approbation.

CSV fictif: tp-240-purchase-line · CSV fictif: tp-240-separate-payment-allocations

Résultats de la feuille exécutée. Ces contrôles locaux lisent seulement des fichiers construits. Ils ne testent ni comptes du fournisseur, réception bancaire, taux de frais réels, imports ou formats natifs de rapport.

Garder quantités et montants à leur niveau

Aucun écart ne prouve seul faute du fournisseur, facture incorrecte ou dette échue. Il peut manquer réception, avoir, explication de calendrier ou ventilation. Ne déduisez ni huit unités reçues des huit facturées, ni cinq des 100 payés à 20 l’unité. Quantité reçue et affectation du paiement sont des faits différents.

Conserver les relations partielles

Avec plusieurs réceptions ou factures, gardez chaque relation au lieu de répéter le débit bancaire entier sur chaque ligne jointe. Les frais supplémentaires nécessitent leurs propres pièces ; ils ne sont pas une quantité de biens. Si un paiement couvre plusieurs factures, utilisez seulement la ventilation justifiée par l’avis de règlement et gardez le reste non résolu.

Transmettez références de lignes, versions des sources, écarts de quantité/prix et état du paiement. La feuille n’approuve aucun achat, ne comptabilise rien et ne fixe ni tolérance ni traitement fiscal/d’immobilisation. Livraison et approbation inconnues le restent même avec un montant bancaire égal.

Feuille de revue

Pour une source bancaire disponible seulement en PDF, téléchargez LocalExtract. Il traite un PDF localement en CSV date,description,amount ; vérifiez les lignes extraites contre le relevé émis.

Guide associé: Power Query : une fusion de factures répète les montants bancaires.

Documentation de la tâche ajoutée vérifiée le 17 octobre 2026.