Bestellung, Wareneingang, Rechnung und Bankzahlung prüfen
Aktualisiert · 3 Min. Lesezeit
Eine Bankzahlung beweist weder den Eingang bestellter Ware noch eine Rechnungsfreigabe. Bewahren Sie Bestellung, Wareneingang, Rechnung und Zahlung als vier Nachweisebenen mit eigenen Kennungen und Einheiten. Verbinden Sie sie auf Bestellpositionsebene, bevor Sie Summen vergleichen.
Die Desktop-Apps exportieren Datum, Beschreibung und Betrag als CSV. Öffnen Sie die CSV in Excel und speichern Sie dort eine XLSX-Datei. Prüfen Sie das Ergebnis anhand Ihres eigenen PDFs; die Unterstützung hängt vom Auszugsformat ab.
Vor der Bewertung einer Differenz die Zeilenbeziehung prüfen
- Identifizieren Sie Bestellzeile, Stückpreis und Bestellmenge. Halten Sie tatsächliche Richtlinie/Toleranz getrennt von diesem Arbeitsblatt.
- Erfassen Sie Wareneingangszeilen unabhängig und verknüpfen Sie sie über die Bestellzeilenidentität. Zahlung oder Rechnung belegen keine gelieferte Menge.
- Vergleichen Sie Rechnungsmenge mit belegter Eingangsmenge und Rechnungspreis mit der zugehörigen Bestellung; dokumentieren Sie jede offene Differenz.
- Verknüpfen Sie tatsächliche Bankereignisse nur durch belegte Zuordnungen mit Rechnungen. Bewahren Sie die ursprüngliche Bankereignistabelle separat auf, wenn eine Zahlung mehrere Rechnungen deckt.
- Übergeben Sie Mengen-/Preisdifferenzen und Zahlungszuordnungsstatus als unterschiedliche Ergebnisse. Das Arbeitsblatt genehmigt keine Beschaffung, bucht keine Einträge und bestimmt keine Steuerbehandlung.
Microsoft Dynamics beschreibt im Dreifachabgleich Preisvergleiche zwischen Rechnung/Bestellung und Mengenvergleiche zwischen Rechnung/Wareneingang. Konfiguration und Toleranzen beeinflussen die Softwareentscheidung. Beispielprozentsätze der Dokumentation sind keine allgemein erlaubten Abweichungen.
Dieses Arbeitsblatt ergänzt Bankzahlungsnachweise als eigene Autorenmethode. Es behauptet keine offizielle „Vierfachabgleich“-Funktion in jedem Buchhaltungssystem. Bestell-, Eingangs-, Rechnungsposition und Bankereignis behalten eigene IDs; ein Rechnungskopf kann mehrere Positionen umfassen.
Was die herunterladbaren Lehrdateien zeigen
Das Einlesen der fiktiven Bestellzeilen-CSV ergibt bestellt 10 zu20 USD, eingegangen 6, berechnet 8 und zugeordnete Zahlung 100. Die Mengendifferenz beträgt 2 Stück; die Rechnung 160 USD, davon sind 60 nicht durch die beobachtete Zuordnung gedeckt.100 durch 20 zu teilen belegt keine fünf eingegangenen Stück. Eine separate Zuordnungs-CSV verteilt B2=80 USD auf I2=30 und I3=50: Die wiederholte Bankspalte zu summieren ergibt 160, eindeutige Bankereignisse und Zuordnungssumme ergeben jeweils 80. Dies sind Arbeitsblattberechnungen, kein ausgeführter Dynamics-Abgleich und keine Freigabe.
Fiktive CSV: tp-240-purchase-line · Fiktive CSV: tp-240-separate-payment-allocations
Ausgeführte Arbeitsblattergebnisse. Diese lokalen Prüfungen lesen nur konstruierte Dateien. Sie testen keine Herstellerkonten, Bankeingänge, tatsächlichen Gebührensätze, Importe oder nativen Berichtsformate.
Mengen und Geld auf ihrer Ebene belassen
Keine der Differenzen beweist allein Vertragsverletzung, falsche Rechnung oder überfällige Schuld. Weitere Eingänge, Gutschriften, zeitliche Erklärungen oder Zuordnungen können fehlen. Leiten Sie weder acht erhaltene Einheiten aus acht berechneten noch fünf aus Zahlung 100 bei Einzelpreis 20 ab. Zahlungszuordnung und Wareneingang sind verschiedene Tatsachen.
Teilbeziehungen sichtbar erhalten
Bei mehreren Eingängen oder Rechnungen bleibt jede Beziehung erhalten, statt die gesamte Bankbelastung auf jeder verknüpften Zeile zu wiederholen. Zusatzgebühren benötigen eigene Belege und sind keine Warenmenge. Deckt eine Zahlung mehrere Rechnungen ab, verteilen Sie nur nach tatsächlichen Zahlungsavisen und lassen Sie den offenen Rest sichtbar.
Übergeben Sie Positionsreferenzen, Belegversionen, Mengen-/Preisdifferenzen und Zahlungsstatus. Das Blatt erteilt keine Einkaufsfreigabe, führt keine Buchung aus und setzt weder Toleranz noch Steuer-/Anlagenbehandlung. Unbekannte Lieferung oder Freigabe bleibt auch bei passendem Bankbetrag unbekannt.
Prüfarbeitsblatt
| Synthetischer Beleg | Menge / Betrag | Offener Vergleich |
|---|---|---|
| Bestellung L1 | 10 ×20 USD | Bestellt, nicht erhalten |
| Eingang R1 | 6 Einheiten | Rechnung 8 liegt um 2 höher |
| Rechnung I1 | 8 ×20 =160 USD | Beweist keine Lieferung |
| Zahlungszuordnung | 100 USD | 60 USD ohne beobachtete Zuordnung |
Für eine Bankquelle nur als PDF: LocalExtract herunterladen. Es verarbeitet jeweils ein PDF lokal zu CSV mit date,description,amount; prüfen Sie die extrahierten Zeilen am ausgestellten Auszug.
Weiterführende Anleitung: Power Query Merge: doppelte Bankbeträge bei Rechnungszuordnung.
Dokumentation für die ergänzte Aufgabe am 17. Oktober 2026 geprüft.
LocalExtract Team
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