Fichier bancaire Google Drive : examiner accès visibles et rôles

Ce guide s’adresse au comptable ou au responsable du document qui relève les voies d’accès visibles pour la personne autorisée à gérer le partage.

Après une modification du partage d’un fichier bancaire dans Google Drive, examinez toutes les voies d’accès visibles, pas seulement la personne retirée d’une liste. Notez le fichier, son dossier parent, le type de Drive et votre rôle. Cet examen en lecture seule aide le responsable à enquêter ; il ne certifie pas qu’un destinataire ne peut plus ouvrir ou conserver le document.

Relever le fichier et son parent avant toute modification

1. Dans Drive sur le Web, sélectionnez le PDF bancaire ou CSV dérivé précis. Ouvrez son menu contextuel, File Information, puis Details, et examinez propriétaire et accès. Si vos droits le permettent, ouvrez Manage access.
2. Notez Mon Drive ou Drive partagé, le dossier parent et le compte/rôle de la personne qui vérifie. Vérifiez que PDF et CSV ont réellement le même périmètre de partage avant de les traiter ensemble.
3. Dans le dialogue de partage, examinez People with access et General access. Relevez séparément personnes directes, groupes et accès par lien/organisation. La disparition d’une personne des entrées directes ne répond pas aux questions relatives aux groupes ou à l’accès général.
4. Examinez aussi le partage du dossier parent. Ne modifiez pas les droits, ne déplacez pas le fichier et n’activez pas l’accès limité pour tester une hypothèse ; ces actions peuvent toucher d’autres collaborateurs.

Le guide Google du partage et de l’héritage indique que fichiers et sous-dossiers héritent des droits du dossier. Réduire l’accès d’un fichier peut nécessiter une modification du parent ou un dossier dédié à accès limité. L’emplacement fait donc partie des preuves.

Distinguer les commandes et rôles d’accès limité

Le guide de l’accès limité sépare l’activation de cette fonction de la gestion des personnes autorisées. Utilisez les conditions suivantes pour transmettre la question au responsable compétent.

Ces commandes sont disponibles sur le Web ; Google indique que Drive pour ordinateur ne permet pas les modifications correspondantes de l’accès limité ou des membres. Une commande absente de l’application ne prouve donc pas l’absence du réglage Web. Les gestionnaires des Drives partagés et les propriétaires dans Mon Drive conservent l’accès selon les règles documentées.

L’activation manuelle de l’accès limité concerne les dossiers, pas un fichier individuel. Google peut avoir limité automatiquement certains fichiers lors d’une mise à jour système. Ce cas est différent : désactiver ce réglage ne permet pas de le réactiver simplement à la main sur ce fichier. Relevez l’état affiché et transmettez la question sans faire basculer le réglage.

Traiter « accès supprimé » comme une observation partielle

Le guide de l’accès limité donne expressément priorité à People with access et General access sur Access removed. Une personne figurant comme retirée peut encore ouvrir le fichier par un groupe autorisé ou par l’accès général. Consignez ces voies séparément ; l’entrée retirée ne suffit pas à conclure à une révocation complète.

Conservez aussi une contradiction documentaire dans la transmission. La page Google sur l’arrêt du partage décrit Restricted pour l’accès général comme prioritaire sur l’héritage du parent. Le guide de l’héritage indique au contraire qu’un fichier ne peut pas simplement être moins accessible que son parent et renvoie aux changements du parent ou au dossier à accès limité. Ces pages n’établissent pas de procédure universelle sûre « Restricted révoque tous les droits hérités ». Conservez fichier, conteneur et réglages réels, puis faites préciser le comportement applicable par le propriétaire autorisé ou l’administrateur Workspace avant toute modification.

Utilisez la fiche éditoriale des voies d’accès pour consigner séparément PDF et CSV. Ses colonnes aident la revue ; ce ne sont ni export Drive ni validateur de droits. NOT_INSPECTED signifie question ouverte, pas accès refusé. Remplacez les alias fictifs uniquement dans la copie de travail autorisée et ne placez pas de données bancaires dans une fiche publique.

Terminer par un relevé des voies d’accès

Pour le PDF source et le CSV dérivé, notez séparément identité, parent, type de Drive, rôle du vérificateur, entrées directes, questions de groupes, accès général, accès limité et heure d’observation. Pour une information invisible avec votre rôle, écrivez « non visible pour ce vérificateur », pas « aucun accès ».

Exemple fictif : une entrée utilisateur directe est retirée, mais un groupe contenant cette personne reste dans la liste d’accès. Le seul retrait direct n’établit pas une révocation complète. Si l’appartenance au groupe n’est pas visible, cette question reste ouverte ; l’exemple ne contient aucun test réel du destinataire.

Joignez les voies non résolues à la demande au responsable. Aucun réglage du navigateur ne récupère les copies déjà téléchargées. Pour les décisions plus générales, utilisez le guide de confidentialité des documents comptables, sans répéter ici une liste générale de sécurité.

Si la source bancaire autorisée existe seulement en PDF, LocalExtract prépare un CSV localement, un PDF à la fois, avec date,description,amount. Vérifiez les lignes extraites et examinez séparément stockage/partage du CSV ; la conversion ne modifie pas les droits Drive.

Documentation officielle vérifiée le 17 octobre 2026.