Lexware Office: Teilabgleich und offene Restbeträge prüfen

Diese Anleitung richtet sich an die Person, die eine bestehende Zuordnung für die Buchhaltung nachvollzieht. Sie sammelt Fakten, ohne Belege neu zuzuordnen oder einen Differenzgrund für den Betrieb auszuwählen.

Die Desktop-Apps exportieren Datum, Beschreibung und Betrag als CSV. Öffnen Sie die CSV in Excel und speichern Sie dort eine XLSX-Datei. Prüfen Sie das Ergebnis anhand Ihres eigenen PDFs; die Unterstützung hängt vom Auszugsformat ab.

Die Zuordnung an ihrer tatsächlichen Stelle lesen

Die Hilfe für mehrere Belege beschreibt Finanzen → Umsätze. Noch nicht vollständig ausgeglichene Umsätze stehen unter Umsätze zuordnen; abgeschlossene finden Sie unter Alle Umsätze. Die Spalte Zuordnung zeigt die Anzahl verknüpfter Dokumente. Ein Klick auf den Umsatz öffnet die Details.

Identifizieren Sie den Bankumsatz anhand des Kontos, Datums und tatsächlichen Betrags.
Öffnen Sie seine vorhandenen Details und notieren Sie verknüpfte Belege, Kategorien und angezeigte Restbeträge.
Vergleichen Sie die Belegidentitäten mit Zahlungsauftrag oder Abrechnung. Nicht allein die Summe entscheidet, welche Rechnungen bezahlt wurden.
Halten Sie offene Nachweise fest und schließen Sie die Ansicht ohne eine neue Zuordnung, wenn Sie nur prüfen.

Drei Restbeträge nicht gleich behandeln

Situation	Dokumentierte Unterscheidung	Was noch geklärt werden muss
Vorhandene Belege decken den Umsatz nicht vollständig	Teilabgleich kann einen Rest offenlassen	Fehlender Beleg oder anderer belegter Bestandteil?
Offene Summen ausgewählter Belege übersteigen den Umsatz	Automatische anteilige Verteilung auf diese offenen Beträge	Entspricht diese Verteilung den Zahlungsunterlagen?
Ein Umsatz soll auf Kategorien verteilt werden	Eigenes Verfahren mit Teilbeträgen je Kategorie	Sachlich begründete Kategorie und Betrag

Lexware erklärt ausdrücklich, dass im Bankabgleich keine frei festgelegten Teilbeträge pro gleichzeitig ausgewähltem Beleg möglich sind. Das unterscheidet sich vom Teilabgleich nach Kategorien. Übertragen Sie die dortige Betragseingabe nicht als vermeintliche Funktion auf jeden einzelnen Rechnungsbeleg.

Beispiel: 90 EUR Zahlung bei 120 EUR offenen Belegen

Im synthetischen Beispiel sind Beleg A über 80 EUR und Beleg B über 40 EUR offen. Eine Zahlung über 90 EUR deckt 75 Prozent der Gesamtsumme. Das dokumentierte proportionale Prinzip führt rechnerisch zu 60 EUR für A und 30 EUR für B; offen bleiben 20 EUR und 10 EUR.

Beleg	Ursprünglich offen	Rechnerisch verteilt	Verbleibend
A	80 EUR	60 EUR	20 EUR
B	40 EUR	30 EUR	10 EUR
Summe	120 EUR	90 EUR	30 EUR

Sollte der Zahlungsbeleg tatsächlich 80 EUR für A und 10 EUR für B nennen, ist das eine andere gewünschte Verteilung. Die Tabelle zeigt dann eine zu klärende Abweichung, keine Bestätigung, dass die Software die Kundenabsicht erkannt hat. Die Zahlen sind erfunden und das Verhalten wurde nicht in einem Kundenkonto ausgeführt.

Status und Aufhebung als getrennte Entscheidungen behandeln

Für einen noch vorgemerkten Umsatz im Lexware Geschäftskonto nennt die Hilfe zunächst nur einen zuordenbaren Beleg; mehrere sind nach finaler Buchung möglich. Ein fehlender Mehrfachabgleich kann damit eine Statusgrenze sein, nicht automatisch ein fehlender Beleg.

Auch das Auflösen einer Zuordnung ist kein Mittel zur gefahrlosen Ansicht eines einzelnen Bestandteils: Laut Hilfe wird die gesamte Verbindung zu den Belegen aufgehoben. Sammeln Sie deshalb vorher die jetzigen Beziehungen und geben Sie Restbetrag, Belegliste und Zahlungsnachweis an die verantwortliche Buchhaltung weiter. Das Ziel ist eine nachvollziehbare Differenz, nicht ein durch beliebige Gebührenwahl erzwungener Nullsaldo.

Den Unterschied als prüfbaren Arbeitsstand übergeben

Der Teilabgleich bezeichnet hier den nur teilweise ausgeglichenen Bankumsatz; die anteilige Verteilung betrifft die offenen Beträge mehrerer ausgewählter Belege. Halten Sie je Beleg dessen Identität, vorher offenen Betrag, angezeigte Zuordnung und verbleibenden Betrag fest. Ergänzen Sie den Zahlungsnachweis, der die beabsichtigte Verteilung erklärt.

Die Dezimalrechnung des synthetischen Beispiels wurde unabhängig von Lexware ausgeführt: 90 / 120 = 0,75; 80 × 0,75 = 60 und 40 × 0,75 = 30. Die alternative Vorgabe 80/10 ergibt ebenfalls 90, ist aber eine andere Verteilung. Gleiche Gesamtsummen beweisen damit keine übereinstimmende Belegzuordnung. Diese Rechenkontrolle ist kein ausgeführter Lexware-Bankabgleich.

Das Übergabeergebnis nennt deshalb entweder die nachvollzogene Verteilung oder die konkrete Abweichung zur Zahlungsunterlage. Ein fehlender Nachweis bleibt offen. Klicken Sie nicht auf eine neue Zuordnung oder deren Aufhebung, nur um die vorhandene Verbindung zu dokumentieren.

Die manuelle Prüfliste dient dazu, Nachweise und offene Fragen dieser Aufgabe festzuhalten. Ausgefüllte Zeilen sind fiktiv; die Spalten sind unsere Arbeitsbezeichnungen, keine Herstellerfelder oder Importvorlage. Ersetzen Sie Lehrkennungen nur in Ihrer privaten Arbeitskopie. Unbeobachtet oder NOT_TESTED bedeutet keine abgeschlossene Prüfung.

Synthetischer Prüffall. Die Werte sind Lehrdaten, kein Herstellerexport und keine Importdatei.

Für eine Bankquelle nur als PDF: LocalExtract herunterladen. Es verarbeitet jeweils ein PDF lokal zu CSV mit date,description,amount; prüfen und ergänzen Sie die Daten für das tatsächliche Ziel.

Weiterführende Anleitung: Kontoauszug per CSV in Lexware Office importieren und prüfen.

Dokumentation für die ergänzte Aufgabe am 16. Oktober 2026 geprüft.